Rédiger un cahier des charges de site web

1. Contexte du projet

Ces informations générales sont relativement basiques et constituent une introduction logique du cahier des charges. En effet, un prestataire web ne pourrait pas bien comprendre les enjeux sans cette étape. L’agence de création de site web se familiarise ainsi avec le métier, le secteur d’activité, les clients, la situation actuelle sur le marché, les objectifs et la stratégie marketing de son client.

Dans un second temps, il est opportun de présenter le projet de création (ou de refonte) de site web. Ce que le client attend de cette nouveauté, le rôle du site dans l’activité du client ou encore la cible !

Présentation de l’entreprise

• Quel est le nom de l’entreprise ?
• Quelles sont les activités de l’entreprise ? Les sources de revenus ?
• Quels sont les secteurs d’activité ?
• Quels sont les avantages concurrentiels ?
• Quelles sont les valeurs de l’entreprise ?
• Quels sont les concurrents ?

Présentation du projet

• Pourquoi créer ou refondre le site ?
• Quel est l’environnement du site actuel (CMS, extensions, hébergement…) ?
• Existe-t-il une date de livraison optimale ?
• Quelles sont les cibles du nouveau site ?

Objectifs du site

• Quels sont les objectifs du site ?
• Quel est le rôle du site web sur l’activité ?
• Quels sont les principaux résultats attendus du site (chiffres) ?
• Quel est le périmètre du site (site multilingue…) ?

Description du site existant

• Existe-t-il déjà une précédente version du site ?
• Êtes-vous propriétaire du nom du domaine ? D’autres noms de domaine ?
• Quel est l’hébergement de votre site ?
• Qui s’occupe de l’administration technique du site (hébergement, performance, etc)
• Qui s’occupe de l’administration des contenus du site (interne, prestataires…) ?
• Quelles sont les données de disponibles (trafic, conversion, chiffre d’affaires…) ?

2. Arborescence et contenu du site

Ne paniquez pas, rien n’est définitif à ce stade, il sera encore possible de faire évoluer l’arborescence, le menu de navigation principal ou le contenu de site au cours du projet. Cependant, avoir ce point de départ qui présente clairement l’architecture du site et l’articulation des pages web limite les risques d’oublier des éléments importants. Idéalement, cette étape répond à un travail stratégique et est validée par un expert en référencement naturel, après une étude de mots-clés.

Il est rare de simplement copier la structure actuelle de votre site web dans le cas d’une refonte. Profitez de la création d’un nouveau site web pour l’améliorer en profondeur. Ce changement pourrait apporter bien des avantages en termes de trafic et de conversion.

Arborescence du futur site

• Pouvez-vous présenter de manière schématique l’arborescence de votre futur site ?
• Quel est le nombre de pages estimé à la création du site ?
• Quelles sont les pages qui doivent apparaître dans le menu principal ?
• …

Contenu de site

• Quels sont les types de contenus à intégrer au site (texte, vidéo, images, fichier à télécharger…) ?
• Quel est le volume de contenus à intégrer sur le site ?
• Qui fournit les contenus ?
• Faut-il prévoir des achats d’art ?
• Avez-vous besoin d’un accompagnement sur la rédaction de contenus ?
• Quand les contenus seront-ils fournis ? Quand pourront-ils être intégrés au site ?

3. Description graphique et ergonomique du projet

Dans cette partie du cahier des charges, on détaille toutes les attentes en termes de graphisme du site web et de l’ergonomie, la facilité avec laquelle les internautes naviguent sur un site. Un travail sur l’utilisabilité (UX) présente des avantages en termes de fidélisation, de temps de navigation, d’image de marque et surtout de conversion.

À la lecture de ce brief graphique, le prestataire doit commencer à comprendre ce qu’il est attendu du travail d’un webdesigner. Si vous disposez d’une charte graphique ou d’éléments graphiques pertinents, il est vivement conseillé de les joindre.

• Le prestataire se charge-t-il de produire des maquettes ou sont-elles déjà validées ?
• Combien de propositions graphiques sont-elles attendues ?
• Avez-vous des exigences en termes de graphisme (parallax, flat design…) ?
• Faut-il changer des éléments d’identité de marque (logo, charte graphique de marque…) ?
• Pouvez-vous fournir des inspirations intéressantes (concurrents…) ? Au contraire, des exemples de ce que vous n’aimez pas ?
• Avez-vous déjà des éléments liés au graphisme à fournir (charte graphique, codes couleur, polices d’écriture…) ?
• Le prestataire doit-il prévoir une recherche iconographique ?
• Combien de templates de page sont à créer (page d’accueil, page de contact, article blog, catégorie, fiche produit…) ?

4. Cahier des charges fonctionnel d’un site

Le but du cahier des charges fonctionnel d’un site est de fournir une description claire et détaillée des différentes fonctionnalités d’un site Web et les possibilités qu’il offre aux internautes. Il ne s’agit pas seulement des éléments visibles pour les visiteurs (galeries d’images, vidéos, formulaires de contact…), mais également des fonctionnalités utiles aux gestionnaires de site au sein de l’interface de création du système de gestion de contenu Web (CMS) – le back-office. De quoi le site internet doit-il être capable de faire ?

Cette partie varie largement d’un projet à l’autre et d’un style de site à l’autre. Un site vitrine aura sûrement moins de fonctionnalités qu’un site d’affiliation, un site e-commerce ou une marketplace par exemple.

• Est-ce un site vitrine, un site e-commerce, un site d’affiliation ou autre ?
• Doit-il pouvoir enregistrer des paiements ? Si oui, selon quel procédé ?
• Doit-il posséder un espace client ou membre avec un système de gestion des identifiants ?
• Combien d’administrateurs auront besoin d’accès au back-office ?
• Le site web sera-t-il multilingue ? Multidomaines ?
• Doit-il inclure un moteur de recherche interne ?
• Faut-il prévoir l’ajout d’un blog ? Avec quelles taxonomies ?
• Faut-il implémenter un certificat SSL ?
• Doit-il disposer de formulaire de contact ? un système de réservation en ligne ?
• …

5. Cahier des charges techniques de site

Accessibilité du site

L’accessibilité du Web consiste à créer des sites Web qui fonctionnent pour tout le monde, quels que soient la technologie, l’emplacement ou les capacités. Il existe des normes appelées «Web Content Accessibility Guidelines» (WCAG) qui ont été développées pour aider les développeurs Web à créer des sites Web plus accessibles.

Tous les sites Web doivent s’efforcer d’atteindre les plus hauts niveaux d’accessibilité, mais si vous avez des exigences spécifiques à ce sujet, décrivez-les dans le cadre de vos spécifications.

Compatibilité du site

Les sites Web peuvent être consultés sur un large éventail d’appareils et de navigateurs. Il est important de savoir lesquels de ces navigateurs et appareils doivent être pris en charge, car leurs exigences techniques peuvent varier.

• Le site doit-il être responsive (adapté à tous les écrans) ?
• Doit-il pouvoir être accessible par d’anciens navigateurs ou des navigateurs moins populaires, avec certaines spécificités ?
• Avez-vous des impératifs quant au choix du CMS éventuel à utiliser ?
• Le site web devra-t-il avoir des passerelles techniques avec d’autres sites ou applications (gestion des stocks, mise à jour de prix…) ?
• Des extensions sont-elles indispensables ?
• Le site devra-t-il avoir des fonctions analytiques particulières ?

Hébergement et performances du site

Certains prestataires proposent (et facturent) l’hébergement de site, mais les prix varient très largement en fonction des performances du serveur et le type de contrat souscrit auprès de l’hébergeur. Cependant, vous devez vous assurer que votre prestataire web choisit une solution d’hébergement de site web adapté à vos besoins.

La vitesse de chargement est un critère déterminant dans le référencement, la navigation et l’utilisabilité de votre site : exigez un serveur puissant et dédié à votre site, surtout s’il est transactionnel. De plus, si vous comptez avoir de nombreuses connexions simultanées, vous devriez aussi le mentionner.

6. Demandes complémentaires

Chaque projet de création de site ou de refonte de site est unique, les responsabilités de chaque tâche dépendent ainsi du projet. Or, l’un des problèmes les plus courants rencontrés sur une mission est la mauvaise répartition des tâches, ce qui entraîne du retard dans les projets.

L’exemple classique est celui qui ajoute de la production de contenu alors que ce n’était pas prévu. Souvent, les clients commandent des sites Web et supposent que la société web ajoutera tout le contenu. Ils reçoivent donc une coquille presque vide. Il est donc opportun de se pencher sur les demandes additionnelles qu’un prestataire peut prendre en charge et l’inclure dans le cahier des charges :

• Production de contenu : rédaction web, création graphique…
• Options de personnalisation de la conception et de la mise en page
• Migration du site vers le serveur
• Maintenance en continu
• Suivi et amélioration du référencement SEO
• Hébergement de site

Une agence web comme Noiise peut vous accompagner dans l’ensemble de ces missions grâce à une équipe pluridisciplinaire et des spécialistes dans chaque métier du web.

7. Budget et délais

Si vous avez un budget maximum attribué au projet de création ou de refonte de site, vous pouvez le spécifier afin de ne pas perdre du temps avec des prestataires qui ne conviendraient pas aux prévisions d’investissement. Vous pouvez également détailler d’une certaine manière les devis.

Autre aspect important, les différentes échéances du projet permettent de convenir d’un planning commun et limitent le risque de retard :

• Réception des devis
• Attribution du projet
• Réception des maquettes
• Validation des maquettes
• Intégration et validation des fonctionnalités
• Recettage
• Mise en ligne